上回提到，大卫．艾伦（David Allen）的时间管理经典作《搞定！》（Getting Things Done）教导我们以五个步骤整理行动清单与日程。第一个步骤是“收集”，即记下事无大小的所有工作与任务，而第二个步骤是“组织”。

　　所谓“组织”，即整理及分类收集了的项目。在这个节骨眼上，不同的时间管理大师有不同的组织原则，例如有说要将项目分类成个人、家庭、工作、兴趣、公益等等，好让自己平均分配一天的时间，一目了然。

　　此说的实践者相信“一天一天”的总和就是余下一辈子的人生。换言之，当你可以整理好一天的时间分配，就可以平衡人生的不同取向。我会将此说理解为“人生价值类”的时间管理学说，而艾伦的学说属于“最大效益类”。

　　艾伦的项目组织，主要依据一个简单易明的“两分锺原则”。

“两分锺原则”的意思是，当你认为一件事情可以在两分锺之内解决的话，你便不应该将此事情放入“行动清单”。这些两分锺琐事包括打一通电话，或发一个短讯等等，而当你见到自己记下了这些琐事时，你将会有一个选择──选择马上以两分锺将之解决。

　　艾伦认为，我们很多时候会被工作与任务的“数量”干涉自己，这“数量”既真又假，真在于数量越多，的的确确会产生越多的压力，但其假则在于“数量”的分量不是均等的，一件一小时的工作是一个项目，一件两分锺可以解决的事情也是一个项目。

　　因此，艾伦鼓励我们不要累积不必要的项目到行动清单，而尝试以极短的时间处理掉两分锺内可以完成的琐事。在此，有说也可以制作一份“琐事清单”，此清单不干扰日程，而是提醒自己可以在行程中的任何空档，以两分锺时间把琐事解决掉。

　　换言之，当你以“两分锺原则”审视自己收集到的工作与任务之后，你将会得出“琐事清单”与“行动清单”，后者有待下一个步骤跟进。待续。