业主或买家／租客在委托地产代理时，都需要先签署一大叠文件，而这些文件是按照《地产代理常规（一般责任及香港住宅物业）规例》订明，只要地产代理在香港从事物业买卖或租赁，都必须使用这些订明的表格。

　　业主放售和放租单位填写的表格，内容须有单位的地址、面积、楼龄、用途等资料，以及差饷、地租、管理费，还有单位间隔是否经过改动、是否有修葺令及按揭押记等，业主必须确保所提供的资料正确无误，并需于日后签署合约前向买家或租客提供，否则将会影响单位的成交。

　　报清单位资料后，放盘业主必须签署放盘或放租纸，该表格会写明业主委托的是“独家代理”还是“非独家代理”、相关代理的责任、放盘的限期、放盘或放租价、代理佣金、是否同意让买家或租客睇楼，以及是否卖广告等。

　　业主在与地产代理商议放盘或放租纸的内容时，除了商议确定佣金数目及付款的时间外，是否独家代理相关放盘及有效期亦相当重要。业主委托独家代理，要留意的是，如在有效期之内经由其他代理行售出或租出该单位，同样需按放盘纸的条文，向原先受委托的独家代理支付佣金。